História de sucesso
HelloFresh

Mesmo antes do início da pandemia do coronavírus, os negócios iam bem para a HelloFresh, líder mundial no fornecimento de kits de refeição. E, à medida que a pandemia se espalhava globalmente, o crescimento dos negócios acelerou ainda mais. Por mais positivo que isso parecesse no papel, também representou um enorme desafio para os processos de produção e cadeia de suprimentos da empresa – levando a HelloFresh a buscar apoio desde o início. Trabalhando em conjunto com a equipe de consultoria da 4flow, a reestruturação de processos necessária foi alcançada rapidamente. Em apenas quatro semanas, a produção aumentou 25% e a eficiência 10%.

Nos últimos anos, a startup berlinense HelloFresh se tornou líder global em serviços de entrega de kits de refeição, fornecendo receitas criativas e ingredientes frescos para uma base de clientes em constante crescimento. No entanto, com a aceleração da pandemia do coronavírus, novos desafios surgiram para o centro de distribuição da empresa em Verden, Alemanha.

A consultoria da 4flow foi selecionada para colaborar com as equipes da HelloFresh de produção, distribuição e da sede em Berlim para aumentar rapidamente a produção e estabilizar os processos no centro de distribuição. A tarefa consistia em adaptar processos operacionais, sistemas e áreas, juntamente com as necessidades de pessoal, às circunstâncias extraordinárias o mais rapidamente possível. Essa reestruturação foi implementada enquanto as operações continuavam normalmente. Juntas, a 4flow e a HelloFresh documentaram os processos, encontraram soluções para os gargalos, implementaram-nas com as respectivas equipes – e as modificaram, se necessário – enquanto monitoravam tudo continuamente. Como um desafio adicional, todas as medidas relevantes relacionadas ao coronavírus também tiveram que ser implementadas ao mesmo tempo.

Foco na satisfação do cliente

Durante as três primeiras semanas de colaboração, as medidas urgentes foram priorizadas. "O foco era fornecer aos clientes a pontualidade que eles normalmente esperavam, apesar do aumento repentino da demanda", explicou a líder do projeto, Hanka Smiejczak, da 4flow. “E, claro, novos clientes que querem experimentar cozinhar com ingredientes frescos durante a crise também deveriam receber kits de refeição em casa e no prazo.”

O planejamento eficiente de recursos e o aumento do estoque foram tão necessários quanto a conversão de todas as linhas de produção de uma operação com 1,5 turno para três turnos. Para alcançar esse objetivo, as necessidades de pessoal definidas tiveram que ser ajustadas em um prazo muito curto, funcionários temporários tiveram que ser contratados e uma nova estrutura teve que ser restabelecida – com espaços de trabalho atribuídos para todos, indicadores-chave de desempenho (KPIs) e transparência em tempo real do andamento da produção. “A transparência da capacidade de produção nos dias de entrega foi especialmente importante para gerenciar e atender aos pedidos dos clientes”, disse Hanka Smiejczak.

Os funcionários da HelloFresh estavam acostumados a chegar ao trabalho e encontrar tudo como haviam deixado na noite anterior. Novos funcionários foram adicionados para trabalhar em dois turnos noturnos consecutivos. As medidas de higiene e segurança também foram intensificadas e implementadas continuamente, resultando em conjunto em uma situação nova que exigiu uma transição estruturada. Desde o início, muito cuidado foi tomado para preparar todos para as mudanças necessárias.

“A reestruturação de processos, especialmente quando a carga de trabalho é excepcionalmente alta, é um desafio para todos os envolvidos. A 4flow foi extremamente bem-sucedida em absorver as preocupações e os problemas de adaptação e em envolver toda a equipe desde o início”, disse Alexander Bayerlein, Vice-Presidente de Produção Internacional da HelloFresh. A 4flow trabalhou em estreita colaboração com os responsáveis ​​pela produção, distribuição, marketing e atendimento ao cliente em um processo ativo de condução.

Aumento sustentável da eficiência

Alcançar tanto em tão pouco tempo incentivou os operadores locais a terem ambições ainda maiores para o futuro. “Para isso, seria necessário deixar de fechar aos fins de semana e passar a operar 24 horas por dia, seis dias por semana, e mudar de um princípio de produção empurrada para um de produção puxada”, disse Hanka Smiejczak. Isso significaria disponibilizar quantidades menores, coordenar os dias de entrega com mais precisão com os fornecedores, aumentar a frequência das entregas, replanejar áreas, ajustar parâmetros e processos no sistema de gestão de estoque e começar a considerar as necessidades das previsões diárias.

“A 4flow se integrou à nossa equipe de forma quase perfeita, familiarizou-se rapidamente com os temas e tem feito um excelente trabalho nos acompanhando 24 horas por dia na fábrica. Isso nos permitiu mudar nossos processos de forma rápida e sustentável. Um aumento de 25% na produção e de 10% na eficiência em apenas quatro semanas é um resultado excelente”, disse Alexander Bayerlein. Graças aos ajustes sustentáveis ​​nos processos, a HelloFresh agora pode reagir com mais flexibilidade a flutuações de demanda no futuro. E os gerentes da fábrica agora entendem todas as alavancas para aumentar a produção e a eficiência e podem aplicá-las de forma direcionada.

Resumo

Cliente: HelloFresh

• Bens de consumo e varejo
• 4.500 funcionários
• Presença em 14 países em três continentes
• Líder global em serviços de entrega de kits de refeição

Escopo do projeto:

• Após a reestruturação dos processos e a conversão para um sistema com três turnos durante o andamento das operações, um aumento adicional de 25% na produção foi alcançado em quatro semanas no centro de distribuição da empresa em Verden, Alemanha

Resultados:

• Estabilização de todas as linhas de produção após a conversão para operação em três turnos
• Aumento adicional de 25% na produção em apenas quatro semanas
• Aumento de 10% na eficiência